banner

Senin, 11 Juni 2012

Azaz Manajemen


 “Sesungguhnya Allah sangat mencintai orang yang jika melakukan sesuatu pekerjaan, dilakukan secara itqon (tepat, terarah, jelas dan tuntas” ( Hadits Riwayat Thabrani ).


PENGANTAR


Modul  Azas manajemen ini disusun untuk memberikan pengantar dalam memahami manajemen, sehingga menjadi panduan  komprehensif  bagi mahasiswa yang ingin mengetahui bagaimana  manajemen  dapat dijalankan dalam berbagai  bentuk organisasi bisnis maupun profesi, serta bagi mereka  yang sekedar ingin mempelajari ilmu manajemen untuk kepentingan pengetahuan.


TARGET PERKULIAHAN

Secara khusus melalui Modul dan Perkuliahan, Mahasiswa mengetahui dan memahami konsep dasar manajemen : Ruang lingkup, unsur-unsur dan fungsi-fungsi serta orientasi. Mahasiswa mengetahui dan memahami bahwa manajemen merupakan ilmu, Seni dan Proses yang dilakukan oleh manusia baik secara individu maupun berkelompok (organisasi )  untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Mahasiswa menyadari bahwa tidak ada satupun kegiatan manusia yang luput dari manajemen.


I.   KONSEP  DASAR  MANAJEMEN

  1. Pengertian Manajemen

Manajemen menyentuh, mempengaruhi dan memasuki seluruh aspek kehidupan manusia. Dengan Manajemen manusia mampu mengenali kemampuannya berikut kelebihan dan kekurangan sendiri. Manajemen menunjukkan cara-cara yang lebih efektif dan efisien dalam peleksanaan pekerjaan. Manajemen memungkinkan kita mengurangi hambatan-hambatan dalam mencapai tujuan. Manajemen juga memberikan prediksi dan imajenasi agar kita dapat mengantisipasi perubahan yang serba cepat, sebagai dampak dari globalisasi.

Manajemen  atau Management (ingris) dengan kata kerjanya : to manage, diartikan sebagai Mengurusi atau mengelola. Stoner (1994) mengartikan manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha-uasaha dari anggota organisasi dan sumber-sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Sementara Follet (1868-1933) mendefinisikan manajemen sebagai seni untuk melakukan sesuatu melalui orang lain.

Manajemen merupakan rangkaian kegiatan terpadu,  sistematis dan logis  yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap  pemanfaatan sumber daya organisasi secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan.

Dengan demikian, manajemen merupakan suatu kebutuhan yang tak terelakkan sebagai alat, teknik atau metode dalam beraktivitas untuk memudahkan pencapaian tujuan manusia di dalam organisasi. Majemen diperlukan untuk mengelola sumber daya organisasi, seperti  : Manusia, uang, Sarana dan prasarana, waktu, material, informasi, budaya organisasi, metode dan lainnya secara efisien dan efektif.

Konsep Dasar Manajemen dapat difahami melalui aspek-aspek :
1.     Lingkup Manajemen
Manajemen menyentuh semua bidang dan kegiatan manusia. Tidak ada satupun kegiatan manusia yang luput dari manajemen.

2.     Unsur dan Fungsi Manajemen
Unsur manajemen :  Sebagai Alat (tools), subyek dan obyek tindakan. Sedangkan Fungsi Manajemen teridi dari : Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Atau Planning, Organizing, Leading, Controlling (Stoner).

3.     Orientasi Manajemen
Suatu organisasi dapat dikategorikan baik secara manajerial, bila memenuhi tiga hal, sbb. :
(1)  Mencapai profit setinggi-tingginya.
(2)  Terus mengupayakan pertumbuhan profitnya.
(3)  Menjaga keberlangsungannya.


Kesimpulan :
·        Kegiatan apapun yang terorganisasi pasti memerlukan manajemen agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.
·        Menajemen merupakan ilmu, seni dan proses dalam meneyelesaikan sesuatu hingga mencapai tujuan. Dalam pelaksanaanya, proses ini terdiri dari POAC/ POLC yang sering disebut sebagai proses fungsional manajemen.
·        Manajemen secara operasional terdiri dari  MSDM. Manajemen Produksi, manajemen pemasaran, manajemen keuangan, dll.


  1. Perkembangan Ilmu Manajemen
    1. Aliran Klasik  ( 1890 – sekarang )
    2. Aliran Perilaku  ( 1940 -  sekarang )
    3. Aliran Ilmu Manajemen   ( 1950 – sekarang )
    4. Pendekatan Sistem   ( 1950 – sekarang )
    5. Pendekatan Kontigensi   ( 1970 – sekarang )

Aliran Klasik 
Aliran ini memiliki dua cabang, yakni Manajemen Ilmiah dan Teori organisasi klasik. Aliran Manajemen Ilmiah memeiliki Tokoh-Tokoh , : Robert Owen ( 1771 -1858 ). Charles Babbage ( 1792-1871). FW Tylor (1856-1915). Henry L Gantt ( 1861-1919) serta Lilian Gilberth (1868-1924). Sedangkan Teory Organisasi Klasik, mempunyai tokoh-tokoh, sbb.: Henry Fayol (1841-1924 ) dikenal dengan fungsi manajemen  : POCCC; G R. Terry (1977) dikenal dengan fungsi namajemen : POAC.

Alirang Prilaku:
Aliran ini berupaya membantu manajer utnukmengatasi masalah organisasi melalui sisi prilaku pegawai. Tokoh penting aliran ini : Munstreberg (1863-1916 ). Elton Mayo (1880-1949)
Aliran Ilmu Manajemen:
Aliran ini mengedepankan penelitian ( research ) dalam mengatasi permasalahan organisasi

Pendekatan Sistem :
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai suatu kesatuan elemen atau bagian yang saling berhubungan.

Pendekatan Kontingensi :
Pendekatan ini dikembangkan sebagai respon atas seringnya metode-metode yang efektifuntuk situasi tertentu, ternyata tidak efektif untuk situasi yang lain.


II.       FUNGSI PERENCANAAN

A.                                                                                                            Pengertian  Perencanaan

Perencanaan sebagai suatu kumpulan keputusan untukmempersiapkantindakan-tindakan di masa mendatang ( Terry, 1986).

Perencanaan sebagai suatu proses menentukan sasaran yang ingin dicapai , tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat  untuk mencapaianya dan SDM yang bertangung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan ( Kadarman, 1996).

Perencanaan merupakan proses penyusunan rencana, yang terdiri dari analisis terhadap keadaan masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang, menetapkan goal, objectives dan actiaon plan         untuk masa waktu tertentu, dengan menggunakan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien.

Perencanaan merupakan proses dasar pengambilan keputusan dimana manajemen menentukan tujuan dan cara bagaimana untuk mencapainya.  Dalam banyak hal perencanaan memegang peranan penting dari fungsi manajemen lainnya.  Dengan perencanaan manajemen dapat menentukan : apa  (What),  Bilamana ( When ), Kenapa ( Why ), Dimana (Whrere) ,  Siapa ( Who ) Bagaimana (How  ) dan  Bagaimana (How  ).

Stoner, membagi perencanaan  ke dalam 4 tahap  :
                    Tahap 1       : Menetapkan serangkaian tujuan
                    Tahap 2       : Merumuskan keadaan sekarang
                    Tahap 3       : Identifikasi segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4       : Mengembangkan serangkaian kegiatan untuk    
                        Pencapaian tujuan.   

B.       Tahapan  Perencanaan
Berdasarkan pengertian di atas,  dapat ditentukan Tahapan perencanaan sebagai berikut :
a.  Melakukan analisis SWOT
b.  Menentukan Goal, Objectives dan Action Plan
c.  Mempertimbangakan asumsi-asumsi  berdasarkan   
     kejadian /fenomena yang akan berpengaruh pada    
     rencana. Memprediksi situasi dan kondisi lingkungan      
     organisasi, baikinternal maupun eksternal yang akan
     terjadi manakala rencanayang telah disusun,    
      dilaksanakan.
d.    Melakukan Identifikasidan Kompensasi Tindakan-Tindakan Alternatif.
e.    Melakukan pengambilan keputusan : menetapakan suatu alternative pilihan.
f.      Merumuskan renana-rencana turunan berikut anggarannya.
g.    Melakukan pengawasan terhadap  sebelum, pada saat dan sesudah rencana dilaksanakan.

           C.  Hierarki Perencanaan

Ditinjau dari proses dan hasilnya, perencanaan memiliki hirarki (Terry, 1986 dan Kadarman,et.al.,1996) sebagai berikut  :
a.    Perencanaan Visi, Misi dan Tujuan
b.    Perencanaan Sasaran
c.    Perencanaan srategi
d.    Perencanaan kebijakan
e.    Perencanaan Prosedur
f.      Perencanaan Peraturan
g.    Perencanaan Program
h.    Perencanaan Anggaran



  1. Jenis Perencanaan

Dalam suatu organisasi, rencana dirinci melalui tingkatan-tingkatan yang membentuk hierarki dan paralel dengan struktur organisasi. Terdapat dua tipe utama perencanaan, yaitu :
1.     Tipe Rencana Strategik, yaitu rencana yang dirancang untuk memnuhi tujuan organisasi yang luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas kebenaran organisasi;
2.     Tipe Rencana Operasional, yaitu penguraian rinci bagaiman rencana strategik akan dicapai. Rencana operasional memiliki dua tipe, yaitu :
1)    Rencana sekali pakai, dalam hal ini rencana dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan lagi bila sudah tercapai tujuannya. coNtoh a; program, proyek, anggaran dan rencana detail;
2)    Rencana tetap, dalam hal ini rencana disusun dalam rangka mengantisipasi kejadian yang terus berualang , contioh : kebijaksanaan, prosedure dan metoda serta peraturan-peraturan.


Hierarki rencana organisasi


TUJUAN
 


                                                                                                         

RENCANA STRATEGIK
 
                                                                                                                              
                                                                                                                           




            





PERENCANAAN STRATEGIK & OPERASIONAL

Pertencanaan Strategik merupakan proses perencanaan jangka panjang yang dirumuskan dan digunakan untuk menentukan dan mencapai sasaran organisasi. Dalam perencanaan strategik peranan manajemen puncak sangat menentukan.

Perencanaan Operasional merupakan kegiatan saat ini dan tujuan utamanya adalah efisiensi (melakukan pekerjaan dengan benar) dan bukan efektifitas (melakukan pekerjaan yang benar).

Rencana Strategik dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, sedangkan rencana operasional  berisikan perincian tentang bagaimana rencanarencana strategik itu dilaksanakan.

PROPSES PERENCANAAN STRATEGIK
1.     Perumusan tujuan
2.     Pengenalan tujuan dan strategi saat ini
3.     Analisis lingkungan
4.     Analisis sumber daya
5.     Mengenal peluang dan tantangan strategi
6.     Analisis kebutuhan perubahan  strategi
7.     Pembuatan keputusan strategi
8.     Pelaksanaan strategi
9.     Pengukuran dan pengendalian kemajuan




TIGA TINGKAT STRATEGI
  1. Tingkat korporate  ( Perusahaan multi bisnis )
  2. Tingkat Business (Unit bisnis )
  3. Tingkat Fungsional ( Keuangan, pemasaran, produksi, dll )

PEMBUATAN KEPUTUSAN
Pembuatan keputusan adalah proses identifikasi dan pemilihan alternatif serangkaian kegiatan yang sesuai dengan situasi yang ada. Pada umunya terdapat tiga sikon dimana seseorang membuat keputusan, yaitu :
1.     Keputusan dibuat dalam sikon kepastian ( certainty)
2.     Keputusan dibuat dalan sikon  resiko ( risk)
3.     Keputusan dibuat dalam sikon  tidak pasti ( uncertainty )

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN
1.     Pemahaman perumusan masalah
2.     Pengumplan dan analisis data
3.     Pengembangan alternatif-alternatif yang ada
4.     Pemilihan alternatif terbaik
5.     Implementasi keputusan dan evaluasi.

Poses pembuatan keputusan



Pemahaman situasi internal -eksternal
 
 


Apa perlu keputusan ?
 
                                                                            Tidak                                   





Apa keputusan rutin ?
 
                                                Ya                                                                                                                 
                                                                                                               Tidak



Buat keputusan yang tidak diprogram melalui pemecahan
 
                                                Ya

Mengikuti aturan keputusan yang diprogram
 
                                                     



III.  FUNGSI PENGORGANISASIAN

A.   Pengertian Pengorganisasaian

1.     Dalam arti fungsi atau kelembagaan ( institution), yaitu orgasasi merupakan alat atau tempat setiap anggota organisasi berkumpul bekerja sama utnuk mencapai tujuan. Dengan kata lain, organsasi merupakan alat untuk mencapai tujuan anggota organisasi.
2.     Dalam arti proses pengorganisasian, yaitu pengaturan dan pengalokasian pekerjaan dan sumber daya diantara anggota organisasi secara bersenergi, sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien.
                                            
Pengorganiasasian berarti para manajer tersebut mengkoordinir sumber daya organisasi. Efektifitas organisasi tergantung pada kemampuan  manajer rngerahkan SDO untuk mencapai tujuan.

Secara istilah, pengorganisasian  berasal dari kata organisasi. Secara sempit orgaisasi diartikan sebagai wadah (statis), tempat dimana sekelompok orang menggunakan wadah tersebut untk mencapaitujuannya. Secara luas organisasi diartikan sebagai proses (dinamis) dimana sebuah entitas manusia melakukan kegiatan secara terintegrasi, atau bekerjasama secara efisien dan efektif dalam upaya mencapai tujuan.

Secara lebih lengkap, pengorganisasian dapat diartikan sebagai proses penetapan  struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas  yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, dan bagian-bagiannya. Pengelompokan,  aktivitas, penugasan, pendelegasian wewenang, pengkoordinasian  atar kelompok baik secara vertikan maupun horizontal dalam struktur organisasi.

B.    Perinsip pengorganisasian
1.     Perumusan tujuan
2.     Kesatuan arah
3.     Pembagian kerja
4.     Pendelegasian wewenang dan  Tanggung jawab
5.     Koordinasi
6.     Rentang kendali
7.     Tingkat Pengawasan

C.   Struktur Organisasi
1.     Organisasi Lini
2.     Organisasi Lini dan Staf
3.     Organisasi Lini fan Fungsional
4.     Organisasi matriks

D.   Teknik Pengorganisasian
1.     Pendekatan tujuan
a.    Analisis tujuan
b.    Perumusan tujuan
c.    Perumusan gambaran keadaan sekarang
d.    Identifikasi kemudahan dan hambatan
e.    Pengembangan serangkaian kegiatan


2.     Pendekatan Sistem
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai system yang meekankan pada input, proses, out put, out come, umpan balik dan lingkungan.

3.     Pendekatan Ligkungan
Pendekatan ini medorong munculnya kemempuan beradaptasi dengan lingkungan yang selalu berubah.

E.     Delapan Komponen Kritis Organisasi
1.     Struktur Organisasi
2.     Prosedur
3.     SDM
4.     Uang
5.     Informasi
6.     Teknologi
7.     Budaya Organisasi
8.     Materal
9.     pemasaran
10. Metode
11.  Regulasi ( Nasional – Internasional )

F.    PROSES PENGORGANISASIAN

1.     Pemerincian pekerjaan
2.     Pembagian pekerjaan
3.     Pemisahan pekerjaan ( Pendepartementasian)
4.     Koordinasi pekerjaan
5.     Monitoring ran Reorganisasi
  1. DISAIN ORGANISASI

Terdapat 4 faktor  yang mempengaruhi struktur organisasi, yaitu :
1.     Strategi atau rencana untuk mencapai tujuan organisasi
2.     Teknologi yang digunakan utnuk melaksanakan strategi
3.     Orang yang dipekerjakan pada semua tingkat dan fungsi
4.     Ukurang organisasi secara keseluruhan.

Ditinjau dari sudut unsur struktur organisasi, terdapat 5 unsur, sbb. :
1.     Spesialisasi aktivitas
2.     Standarisasi aktivitas
3.     Koordinasi aktivitas
4.     Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan, dan
5.     Ukuran unit organisasi.

  1. BAGAN ORGANISASI

1.     Menurut wewenang :

a. Bagan organisasi garis 


Presdir
 
           

Manager
 

Manager
 

Manager
 

Dir
 

Dir.
 

Dir
 
                                                                               













b. Bagan Organisasi Fungsi


Dirut
 
                                                                       

Manager
 


Manager
 

Manager
 

Dir
 

Dir.
 

Dir
 
                                                                               










c. Bagan Organisasi  Garis dan Staf 



Dirut
 
                                                                       

Staf
 


Manager
 

Manager
 

Dir
 

Dir.
 

Dir
 
                                                                               












d. Bagan Organisasi Komite


Dirut
 
                                             








Kabag
 


Kabag
 

Kabag
 

Kabag
 



Kabag
 







e. Bagan Organisasi Matrik



Dirut
 


Dir
 

Dir.
 
              
                                                           


                    




                         Proyek  A     

Manag
 
                                       
                                              

                         Proyek B   




                         Proyek C





2.     Menurut bentuk atau cara menggambarkan bagan Organisasi
a.    Bagan organisasi bentuk Piramid
b.    Bagan organisasi bentuk  vertikal
c.    Bagan organisasi bentuk Horizontal
d.    Bagan organisasi bentuk lingkaran

3. Menurut isi  bagan oranisasi  dibedakan menjadi :
a.    Struktur
b.    Aktivitas tugas
c.    Jabatan
d.    Nama
e.    Pangkat atau jabatan
f.      Foto
g.    Kode
PEMBAGAIAN KERJA DAN DEPARTEMENTASI

1.     Pembagaian kerja
Pembagaian kerja merupakan penajabaran tugas pekerjaan sehingga setiap orang dalam organisasi  bertangung jawab  dan melaksanakan aktivitas-aktivitas tertentu.

Pembagain kerja harus dilakukan berdasarkan pertimbangan spesialisasi. Pertimbangan  spesialisasi adalah kedalaman pekerjaan (job depth) dan cakupan pekerjaan ( job scope ).

Pembagain pekerjaan merupakan salah satu azas umum manajemen yang perlu dilaksanakan pada setiap organisasi. Aalasannya, adalah :
a.    Terdapat macam dan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan
b.    Banyaknya orang yang terlibat kerjasama
c.    Setiap orang mempunyai bakat, minak dan kemampuan yang berbeda terhadap pekerjaan.

Manfaat pembagaian kerja , antara lain :
a.    Spesialisasi mendorong tumbunhnya profesionalisme/keahlian khusus
b.    Memudahkan pengontriolan
c.    Memudahkan koordinasi
d.    Dapat meningkatkan efisiensi.




2.     Departementasi

Departementasi adalah upaya pengelompokkan  aktivitas pekerjaan dalam organisasi. Aktivitas pekerjaan tersebut saling berhubungan, seruipa dan logis serta serempak.

Departementasi mewakili struktur formal suatu organisasi yang dapat digambarkan  dalam bentuk bagan.

Terdapat beberapa dasar /alasan pembentukan  depatrtementasi
a.      berdasarkan fungsi ( dibentuk berdasarkan fungsi, seperti bagian produksi, keuangan dll)
b.     berdasarkan produk/jasa 
c.      wilayah/teritorial
d.     langganan
e.      proses
f.      proyek dan matriks

ORGANISASI INFORMAL

Menurut    Herbert A. Simon, mendiskripsikan bahwa organisasi informal sebagai hubungan-hubungan antar pribadi dalam organisasi  yang dapat mempengaruhi keputsan-keputusan. Tetapi hubungan tersebut tidak konsisten dan tidak tampak dalam struktur formal organisasi. Organisasi informal dapat dilihat dari tujuannya, kepentingan sosial dan lokasi dari para anggota serta faktor-faktor yang berkaiatan lainnya.


RENTANG KENDALI ORGANISASI

Rentang kendali atau span of control, span of responsibility dan span of supervision berkaiatan dengan lingkup pengawasan. Rentang kendali menunjukkan jumlah bawahan yang dapat diawasi atasan secara efektif. Dari berbagai penelitrian tidak ada yang dapat memberikan jumlah yang pasti tentang berapa  jumlah rentang kendali tersebut.

Graicunnas pada tahun 1933, telah mencoba membuat artikel tentang hal tersebut, kemudian dipublikasikan oleh  Luther Gulick dan Lindall F. Urwick dengan judul “ Papers on the science of administration”. Graicunnas diantaranya memberikan rumusa/formula  tentang berapa jumlah hubungan  yang terjadi antara atasan dengan bawahan, sbb. :
                                                                       
                                                       R = n   (   2    + n – 1 )
                                                            
R  : total macam hubungan  langsung
n :   jumlah bawahan

Graicunas membedakan 3 macam hubungan, yaitu :
1.     Hubungan langsung
2.     Hubungan kelompok
3.     Hubungan silang




DELEGASI WEWENANG

Delegasi Wewenang merupakan proses  pemberian wewenang dan tangung jawab dari pimpinan kepada bawahannya. Setiap delegasi  selalu melibatkan tiga hal utama, yaitu :
a.    Wewenang ( authority)
b.    Tangungjawab ( responsibility)
c.    Pelaporan ( accuntability)

Seorang pimpinan mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, berarti pimpinan tersebut memberi wewenang dan tanggung jawab kepada bawahannya dan bawahannya punya tanggung jawab untuk memberikan laporan kepada atasan. Jadi yang dapat didelegasikan adalah wewenang dan tanggung jawab, sedangkan pertanggungjawaban (accuntability) tidak dapat dideleghasikan.

Perinsip klasik yang sering dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif, adalah :
1.     Tanggung jaab; wewenang dan pertangguingjawaban.
2.     Perinsip sekalar/garis wewenang  (harus ada garis wewenang  yang jelas mengalir mulai dari tingkat paling atas hingga ke tingkat paling bawah ).
3.     Kesatuan perintah ( hanya ada satu orang atasan ).

SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Salah satu elemen penting yang mempengaruhi delegasi wewenang adalah desentralisasi.

Sentralisasi adalah penyebaran wewenang dan kekuasaan di manajemen tingkat atas. Pada umumnya organisasi kecil selalu memusatkan wewenang  di manajemen tingkat atas.

Desentralisasi adalah penyebaran wewenang kepada manajemen tingkat bawah. Desentralisasi sangat bergantung pada kualitas penyebaran dan wewenang yang dimiliki para manajer, serta sifat keputusan – keputusan yang mereka buat pada setiap tingkat organisasi.


IV      FUNGSI PENGARAHAN

A.       Pengertian Pengarahan
Membahas fungsi pengerahan identik dengan membahas kepemimpinan. Kepemimpinan merupakan seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain  agar mereka mau berusaha  mencapai tujuan yang dikehendaki. Kepemimpinan yang efektif  merupakan kepemimpinan ang menghasilkan pergerakan dalam minat jangka panjang.

Berdasarkan pengertian tersebut, bahwa  pemimpin bertuga memotivasi , mendorong dan emberi keyakinan  kepad orang yang dipimpinna dalam suatu entitas atau kelompok.





B.              Motivasi

MOTIF, merupakan  suatu dorongan kebutuhan dalam diri seseorang yang harus dipenuhi agar  orang tersebut dapat menyesuaikan diri  terhadap lingkungannya.

MOTIVASI, merupakan kondisi yang menggerakkan seseorang  agar mampu mencapai tujuan dari motifnya. Motivasi Dapat juga diartikan sebagai energi untuk membangkitkan dorongan dalam dirinya ( drive  arusal ).

MOTVASI KERJA,  merupakan kondisiyang berpengaruh , membangkitkan, mengarahkan, dan memelihara prilaku yang berhubungan dengan lingkungan kerjanya.

Berdasarkan hal tersebut Motivasi dapat difahami dari  faktor diri (intern) dan faktor  luar/lingkungan ( ekstern  ).

TEORI MOTIVASI

1.     Content Theories
Teori ini menekankan pada  pengertian tentang  faktor-faktor yang terdapat pada individu yang menyebabkan  mereka  bertindak dengan cara tertentu. Ia mencoba  untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti : Kebutuhan-kebutuhan apa yang dapat memuaskan seseorang ?. Apa yang mendorong mereka untuk bertindak ?.


MASLOW (1943)
Kebutuhan manusia memiliki hierarki sbb. :
1)    Fisiologis ( fhysiological needs).
2)    Rasa aman ( safety and scurity needs ).
3)    Sisial atau rasa memiliki ( kebutuhan untuk diterima oleh kelompok, berinteraksi, mencintai, berafiliasi ).
4)    Harga Diri ( esteem ).. dihormati, dihargai orang lain
5)    Aktualisasi Diri (self actualization )… eksistensi diri, melalui menggunaan kemempuan, keahlian dan potensi.

Berdasarkan hasil penelitian pada orang dewasa, diketahui sbb.
1)    Fisiologis  80 %
2)    Rasa Aman  70 %
3)    Memiliki dan mencintai  50 %
4)    Harga diri 40 %
5)    Aktualisasi 10 %

2.     Process Theories
Menekankan pada bagaimana dan dengan tujuan-tujuan apa para individu dimotivasi. Dasar dari teori proses ini adalah pengertian tentang expectancy ( harapan).

3.     Reinforcementg Theories
Teory penguatan, sering disebut juga dengan conditioning atau behavior modivication. Bagaimana  konsekuensi tidakan di masa lalau mempengaruhi tindakan di masa yang akan datang dalam suatu proses belajar (learning process).


          PANDANGAN SISTEM TENTANG MOTIVASI DALAM ORGANISASI

Porter dan Miles menyarankan bahwa suatu system perspective dari motivasi akan berguna bagi para manajer. Bahwa sebuah system mencakup 3 variabel yang mempengaruhi motivasi dama organisasi :

1.     Karakteristik individu : minat (interest), sikap (attitude), kebutuhan (needs) yangdibawa dalam situasi kerja.
2.     Karekteristik Pekerjaan : Cir-citi (attributes), Tanggunga jawab, jenis tugas, sejauh mana pekerjaan memberi kepuasan.
3.     Karakteristik Situasi Kerja : faktor-faktor dalam lingkungankerja.


          TEKNIK MOTIVASI  KERJA

1.     Teknik pemenuhan kebutuhan pegawai
2.     Teknik komunikasi persuasive ( mempengaruhipegawai secara ekstralogis : Attention (perhatian), Desire (Hasrat), Interest (Minat), Decision (Keputusan), Action (Tindakan), Satisfaction (Kepuasan) …. ADIDAS.

 C.     KOMUNIKASI

Peran Komunikasi sangat menentukan keberhasilan kegiatan atau fungsi pengarahan.

Dalam praktek, sebahagian besar waktu pimpinan dihabiskan untuk kegiatan berkomunikasi, berupa rapat, bertelepon, mendikte, memerintah,eminta informasi, dlsb. Ini membuktikan bahwa komunikasi sangat penting dalam pencapaian tujuan.
Pengertian komunikasi
Newman dan Summer (1961) mengartikan komunikasi  “ sebagai pertukaran fakta, ide, opini atau emosi melalui kata-kata, surat-surat, simbol atau pesan”.
Terry dan Franklin ( 1982 )  mengartikan komunikasi “ sebagai seni untuk mengembangkan dan memperoleh pengertian antar orang;  merupakan proses pertukaran informasi dan perasaan antar dua orang atau lebih “.

Proses Komunikasi
1.     Pengirim,
2.     Pesan yang dikirim/berita
3.     Penerima

          PENGIRIM                    PESAN                  PENERIMA

                
                        
Jenis-Jenis Komunikasi
1.     Lisan dan tertulis
2.     Verbal dan non-verbal
3.     Kebawah, ketas dan menyamping
4.     Formal dan Informal
5.     Satu arah, dua arah dan banyak arah.

Komunikasi dalam Perilaku Organisasi
Terdapat tiga hal penting dalam mempelajari komunikasi yang terjadi dalam organisasi :

1.     Informasi menjadi sumber komunikasi
2.     Bagaimana proses komunikasi tersebut
3.     Komunikasi antar orang dalam organisasi.

Terdapat tiga saluran komunikasi dalam organisasi : Vertikal, horizontal dan diagonal.(pejabat lini dan staf)

Hambatan Komunikasi dalam organisasi :

1.     Tingkat hierarki manajerial
2.     Wewenang manajerial
3.     Spesialisasi dalam organisasi

Cara mengatasi habatan komunikasi dalam organisasi :

1.     Mengatasi hambatan organisasional
-        Jangan menambah atau mengurangi pesan
-        Tanpa mengingat kedudukan

2.     Mengatasi hambatan individual
-        Informasi jelas dan rinci
-        Katakata sederhana mudah dimengerti
-        Berfikir fositif, jernih, jauhi buruk sangka
-        Usahakan jangan berkomunikasi ketika sengan emosi
C.                                                                                                                                KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan merupakan salah satu bagian penting dalam pelaksanaan fungsi pengarahan. Kepemimpinan dapat diartikan dalam tiga kelompok, sbb. :

1)    Sebagai orang yang dibedakan  dalam kelompoknya :
Fiedler (1967) mendfinisikan pimpinan “ seseorang yang berada dalam kelompok, sebagai pemberi tugas atau sebagai pengarah dan mengkoordinasikan  kegiatan kelompok yang relevan, serta dia sebagai penanggung jawab utamanya”. Berdasarkan pengertian pimpinan tersebut, Fiedler mendefinisikan kepemimpinan sebagai   “ kemampuan memberikan pengarahan dan koordinasi kepada bawahan dalam mencapaim tujuan organisasi, serta kesediaan untuk menjadi penanggung jawab utama dari kegiatan kelompok yang dipimpinnya”.
2)    Kecakapannya
“ sebagai seni membujuk bawahan untuk menyelesaikan tugas-sugasnya dengan giat dan penuh kepercayaan”.  Koontz and O’Donnell, Davis (1981)  mendefinisikan kepemimpinan sebagai “ kemempuan untuk membujuk orang lain dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara antusias”.
3)    Hubungannya.
Terry dan Frankin (1982) mendefinisikan kepemimpinan dengan “ hubungan dimana seseorang mempengaruhi orang lain untuk mau bekerja sama  melaksanakan tugas-tugas yang saling berkaiatan guna mencapai tujuan yang diinginkan pemimpin dan atau kelompok”.
Faktor-faktor yang membuat seseorang menjadi pemimpin :
1.     Intelegensia /Pendidikan
2.     Kondisi fisik
3.     Kepribadian
4.     Status sosial dan pengalaman
5.     Orientasi pada tugas/pekerjaan  (  Ralph Stogdil, 12948)

Gaya Kepemimpinan :
1.     Gaya Demokratis
2.     Gaya Otoriter
3.     gaya Karismatik
4.     Gaya Kompromistik

Di Indonesia dikenal dengan gaya kepemimpinan yang dipengaruhi oleh kebudayaan Jawa ( menonjol ) :
1.     Ing Arso Sung Tulodo
2.     Ing Madio Mangun Karso
3.     Tut Wuri Handayani.

Faktor Yang mempengaruhi Gaya dan Efektifitas Kepemimpinan :

Hasil penelitian Tanembaum dan Schmidt (1996) menunjukkanbahwa gaya kepemimpinan dan efektifitas kepemimpinan dipengaruhi oleh :
1.     Kpribadaian, pengalaman, latar belakang dan harapan pemimpin.
2.     Atasan langsung
3.     Bawahan
4.     Persyaratan tugas
5.     Iklim organisasi dan kebijakan
6.     Perilaku dan harapan teman


V       FUNGSI PENGAWASAN

A.    Pengertian Pengawasan
Pengawasan  atau pengendalian sebagai suatu upaya  sistematis untk menetapkan standar prestasi kerja  dengan tujuan perencanaan  untukmendesain system umpan balik informasi , menetukan apakah ada penyimpangan  dan mengukur  signifikansi penyimpangan tersebut; mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya  perusahaan telah digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien guna macapai tujan perusahaan.

B.     Langkah-langkah Pengawasan

1.     Menetapkan stanndar danmetode pengukuran prestasi kerja
2.     Melakukan pengukuran prestasi kerja
3.     menetapkan apakah prestasikerja sesuai dengan standar
4.     Mengambil tindakan korektif

C.   Prasyaratan Pengawasan

1.     Pengawasan membutuhkan perencanaan
2.     Pengawasan membutuhkan struktur organisasi yang  jelas
3.     Pengawasan membutuhkan keahlian
4.     Pengawasan membutuhkan transparansi dan kepercayaan
5.     Membutuhkan Kekuatan/kekuasaan/kewenangan.
D.    Teknik Pengawasan
1.     Pengawasan langsung
2.     Pengawasan tidak langsung
E.     Objek Pengawasan
1.     Pengawasan sebelum dilaksanakan
2.     Pengawasan saat dilaksanakan
3.     Pengawasan setelah dilaksanakan
F.     Sukyek pengawasan
1.     Pengawas Internal  ( Fungsional dan  Struktural )
2.     Pengawasan Eksternal ( Masyarakat, LSM, Organisasi resmi, Konsultan, dll ).

DAFTAR  LITERATUR


  1. Stonner, James A F dan Freeman E.Rl, 1994, Manajemen, Jld  I (terjemhan), Jakarta, Intermedia.
  2. Robbins S. & Coulter Marry,  Management, 1999 Jld  I-II,  Jakarta, Prenhalindo.
  3. Kadarman, A.M, 1998, Pengantar Ilmu  Manajemen, Jakarta, Gramedia.
  4. Terry, R.G, 1986,  The Principles of Management/Azas manajemen (terjemahan), Bandung, Alumni.
  5. Maslow, A, 1943, A Theory of Motivatioan. Dalam Mursi, A.H. 1998, SDM Yang Produktif : Pendekatan Al-Quran dan Saints, Jakarta, Gema Insani Press.
  6.  Gibson, Donnelly, , Ivancevich, Manajemen, 1997, Jakarta, Erlanga
  7. Abdullah, Ahmad Hasim, 2004, Azas Manajemen : Suatu  Pengantar Studi Manajemen, Jakarta, STIAMI Press.
  8. Sule, Tisnawati Ernie & Saefullah K, Pengantar Manajemen, 2005, Jakarta, Kencana.








Tidak ada komentar:

Posting Komentar